Durchführung von virtuellen Vereinsversammlungen

Zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 können Versammlungen eines Vereins (Vorstandssitzungen, Generalversammlungen…) auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt und Beschlüsse auch auf andere Weise gefasst werden. (vgl. COVID-19-GesG)

Virtuelle Versammlungen und Beschlussfassungen sind demnach auch dann möglich, wenn sie nicht ausdrücklich in den Statuten vorgesehen sind.

Für die Einberufung und die Durchführung einer virtuellen Versammlung gelten dieselben gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Regelungen (siehe Statuten) wie für eine sonstige Versammlung dieser Art
(rechtzeitige Verständigung der Teilnehmer, Angabe der Tagesordnung, Feststellung der Beschlussfähigkeit…).

Es muss gewährleistet sein, dass die Teilnahme an der Versammlung per direkter Audio- und Videoverbindung von jedem Ort aus möglich ist. Dabei müssen mindestens die Hälfte der Teilnehmer beide Varianten nutzen. Die übrigen Teilnehmer können lediglich über eine Audio-Verbindung zugeschaltet sein. Jeder Teilnehmer muss die Möglichkeit haben, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen. Dies ist z.B. auch über eine Chat-Funktion möglich.

Bei der Generalversammlung ist es ausreichend, wenn das einzelne Mitglied dem Verlauf der Versammlung nur folgen kann (z.B. stumm geschaltet ist) sofern auf andere Weise (z.B. Chat) gewährleistet ist, dass Wortmeldungen abgegeben werden können bzw. an Abstimmungen teilgenommen werden kann. Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können während der Versammlung angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden.

Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und welche Verbindungstechnologie (Microsoft Teams, Zoom, Skype…) dabei zum Einsatz kommt, ist von demjenigen zu treffen, der die Versammlung einberuft. Wer alles eine Versammlung einberufen kann ist in den Statuten geregelt. (Obmann, Vorstand, bestimmte Anzahl der Mitglieder, Rechnungsprüfer…).

In der Einberufung müssen neben den üblichen Vorgaben (Datum, Uhrzeit, Tagesordnung…) auch die technischen Voraussetzungen (Plattform, Link…) für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung angegeben werden.

Bestehen während einer virtuellen Versammlung Zweifel an der Identität eines Teilnehmers, so ist ein geeigneter Weg zu finden, die Identität dieses Teilnehmers zu überprüfen.

Der Verein ist für den Einsatz der technischen Kommunikationsmittel nur soweit verantwortlich, wie dies in seinem direkten Einflussbereich liegt. Probleme die auf Seiten der genutzten Plattform liegen (z.B. Serverüberlastung) bzw. beim einzelnen Teilnehmer (Internetverbindung, Softwarefehler…) zählen nicht dazu.

(vgl. COVID-19-GesG)

Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG)
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20011088

Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20011116

Gesetz und Verordnung treten mit 31.12.2020 außer Kraft.

Verschiebung von Generalversammlung / Jahreshauptversammlung

Eine Versammlung, an der mehr als 50 Personen teilnahmeberechtigt sind, kann bis zum Jahresende 2021 verschoben werden, sofern die Funktionäre die gleichen bleiben (= Verlängerung der Funktionsperiode). Ein entsprechender Antrag ist bis Jahresende 2020 bei der Vereinsbehörde (Landespolizeidirektion, Magistrat, Bezirkshauptmannschaft) einzubringen.

Stehen Neuwahlen auf der Tagesordnung, muss die Hauptversammlung auf jeden Fall abgehalten werden.

Sind in den Statuten Fristen oder Termine für bestimmte Versammlungen festgelegt (z.B. …die Generalversammlung findet immer im November statt…), können diese Versammlungen auch zu einem späteren Zeitpunkt im Jahr 2020 stattfinden.

(vgl. COVID-19-GesG)

Bei Vereinen, in denen weniger als 50 Personen an Versammlungen teilnahmeberechtigt sind, sollte im Falle des Ablaufs der Funktionsperiode möglichst rasch eine Neuwahl der organschaftlichen Vertreter durchgeführt werden, da der Verein sonst nach außen hin handlungsunfähig wäre.

Hier sollte im Moment entweder auf eine virtuelle Versammlung oder eine schriftliche Abstimmung ausgewichen werden.

Sollte eine Abhaltung in digitaler Form absolut nicht möglich sein, so sind unaufschiebbare Generalversammlungen vom Veranstaltungsverbot ausgenommen.
(vgl. Covid 19- Schutzmaßnahmenverordnung § 13 (3) 6)
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20011318

Der Landesverband der Elternvereine öffentlicher Pflichtschulen rät jedoch dringend von physischen Zusammenkünften ab!

Sonderbestimmung für die Generalversammlung eines Vereins

Ist die virtuelle Durchführung der Generalversammlung nicht möglich oder nicht zweckmäßig, kann der Vorstand die Durchführung einer schriftlichen Abstimmung anordnen, auch wenn dies in den Statuten nicht vorgesehen ist. Dies gilt für alle Angelegenheiten, die einer Beschlussfassung durch die Generalversammlung bedürfen.

Für die Ankündigung der schriftlichen Abstimmung gelten dieselben Vorschriften über die Einladung zur Generalversammlung (z.B. zeitgerechte schriftliche Einladung – siehe Statuten).

Zusätzlich sind konkrete Beschlussanträge bekannt zu machen. Die Mitglieder müssen bis zu 72 Stunden vor der Abstimmung die Gelegenheit haben, schriftlich dazu Stellung zu nehmen bzw. Fragen zu stellen. Diese Fragen sind unverzüglich zu beantworten und gemeinsam mit den entsprechenden Antworten allen Mitgliedern bekannt zu machen. Dasselbe gilt für Stellungnahmen. Es steht dem Vorstand frei, eine Stellungnahme zu kommentieren.

Für die eigentliche Abstimmung ist den Mitgliedern zusammen mit der Ankündigung ein Stimmzettel zur Verfügung zu stellen. Um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen, müssen die Mitglieder den Stimmzettel (ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch) spätestens am Tag der Abstimmung zur Post geben oder im Briefkasten des Vereins abgeben.

Der Verein kann vorsehen, dass die schriftlichen Stellungnahmen und Fragen sowie die schriftliche Stimmabgabe in elektronischer Form erfolgen können, sofern dabei die Identität der Mitglieder zweifelsfrei festgestellt werden kann.

(vgl. COVID-19-GesV)

Die Regeln der Statuten gelten, soweit anwendbar, natürlich auch für schriftliche Abstimmungen – vor allem was Mindestzahlen von Teilnehmern oder qualifizierte Mehrheiten betrifft.

Ist laut Statuten eine Mindestteilnehmerzahl von z.B. der Hälfte der Mitglieder zur Beschlussfähigkeit notwendig, müssen im Falle einer schriftlichen Abstimmung auch mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmzettel retourniert haben.

Benötigt eine Beschlussfassung die Zustimmung von z.B. 2/3 der anwesenden Mitglieder einer Generalversammlung, so muss auch auf 2/3 der eingelangten Stimmzettel eine Zustimmung vermerkt sein.

Nicht eingegangene Stimmzettel sind dabei so zu werten, als wäre das jeweilige Mitglied nicht zu einer Versammlung erschienen.
Um die Gültigkeit der Abstimmung sicherzustellen, ist es ratsam, in der Ankündigung der schriftlichen Abstimmung festzuhalten, dass die Stimmzettel unbedingt retourniert werden müssen.

Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG)
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20011088

Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20011116

Gesetz und Verordnung treten mit 31.12.2020 außer Kraft.